Pourquoi une bonne gestion des dépenses professionnelles est-elle importante ?

La note de frais est un document attestant d’une dépense professionnelle effectuée par un collaborateur. La bonne gestion de ce document est très importante pour l’entreprise. En effet, elle impacte la gestion globale des dépenses de l’entreprise. 

Les dépenses professionnelles concernent toutes les dépenses qui vont être remboursées par l’employeur. Le remboursement est obligatoire pour certaines dépenses. Il s’agit d’une charge pour l’entreprise, et contrôler ces dépenses est vital lorsqu’il s’agit d’optimiser sa politique financière.

Le mode de remboursement traditionnel

La transmission du justificatif par les collaborateurs

Une fois la dépense effectuée, le salarié doit informer le service comptabilité de la dépense. Traditionnellement, les collaborateurs doivent transmettre leurs justificatifs papiers en personne, souvent à la fin de la semaine, pour obtenir un remboursement. Pour les justificatifs transmis trop tard ou en fin de mois, le remboursement sera sûrement repoussé au mois suivant. 

Les justificatifs papiers sont fréquemment perdus par les salariés. On estime que chaque année, 30% des salariés renoncent à un remboursement en raison de la perte du justificatif. Sans justificatif, il est très compliqué d’obtenir un remboursement des frais professionnels si l’entreprise ne veut pas s’exposer à un redressement fiscal.

Enfin, certains collaborateurs ont beaucoup de frais professionnels, en particulier lorsque les déplacements font partie de leur quotidien. C’est notamment le cas pour le secteur du BTP, où les salariés travaillant sur les chantiers doivent bénéficier du remboursement de leurs déjeuners ou de tout achat relatif à une gestion de l’urgence.

Le traitement par le service de comptabilité

Une fois la note de frais transmise au service de comptabilité, ce dernier traite les frais professionnels. Le justificatif doit être enregistré et classé. La dépense est intégrée à la comptabilité. Et enfin, le remboursement est versé au salarié – généralement lors du versement du prochain salaire.

Lorsque les frais professionnels sont nombreux, la gestion papier devient rapidement un problème. Le traitement de chaque dépense prend beaucoup de temps au gestionnaire qui doit pourtant tout faire pour éviter les délais de remboursement. Une étude estimait en 2015 que le temps de traitement de cette tâche était en moyenne de 20 minutes, et coûtait 53€ à l’entreprise. 

Enfin, impossible pour le gestionnaire de se rendre compte rapidement d’un dépassement du budget prévu pour les frais professionnels. Difficile également de contrôler la granularité de toutes les données ou la politique de dépenses de manière générale. Le gestionnaire est cantonné à un rôle coûteux d’enregistrement des dépenses et de génération des remboursements. 

L’optimisation de la gestion des notes de frais

L’optimisation de la gestion des notes de frais correspond à un gain financier conséquent pour l’entreprise. L’un des objectifs est de réduire les risques de perte de justificatif, d’erreur ou de fraude. Mais les bénéfices de l’optimisation ne s’arrêtent pas là lorsqu’elle passe par le digital. 

Les bénéfices de l’automatisation

L’automatisation est au cœur des processus de digitalisation des entreprises. Son impact est tangible à tous les niveaux des procédés. En effet, la gestion des notes de frais implique de nombreuses personnes. Du salarié générant la dépense au comptable la répercutant au sein des comptes, en passant par le manager qui approuve cette dépense, l’ensemble de la chaîne de travail est mobilisée. L’optimisation grâce à l’automatisation a donc pour objectif de réduire les délais de traitement à tous les niveaux.

Grâce à l’automatisation, l’entreprise gagne en termes d’expérience collaborateur avec un traitement plus simple, rapide et intuitif des frais professionnels. Même chose pour les managers qui n’ont plus besoin de contrôler chacune des dépenses de leurs équipes. 

Pour les équipes de gestion et de comptabilité, les tâches de traitement fastidieuses où il faut entrer les données du justificatif papier dans le système informatisé n’ont plus lieu d’être. Les données importantes sont directement intégrées aux logiciels correspondants, puis archivées. Les contrôleurs disposent d’une meilleure visibilité sur les dépenses et donc sur la trésorerie. 

Enfin, l’entreprise reprend la main sur sa politique de notes de frais. Il est désormais possible de prévoir des politiques ambitieuses, avec une vraie gestion des dépenses.

L’automatisation permet une véritable analyse des données. L’automatisation de la gestion des notes de frais fait partie intégrante d’une stratégie financière dynamique.

La génération de profits grâce à l’optimisation

Il est difficile dans un premier temps de calculer le ROI (Return On Investment) de l’optimisation digitale. Pourtant, avec l’optimisation générée par la digitalisation de la note de frais, les données collectées créent rapidement de la valeur au lieu de représenter un coût de traitement. 

Non seulement le gestionnaire utilise son temps de travail pour des tâches à plus forte valeur, l’automatisation apporte une meilleure granularité des données extraites. Avec la dématérialisation, les analyses des données sont automatisées et permettent un pilotage plus dynamique pour transformer les coûts de traitement en potentiels profits.  

Le traitement des notes de frais par logiciel spécialisé

Quels sont les avantages d’un logiciel pour la gestion des notes de frais ?

Un logiciel de notes de frais va permettre l’optimisation de la gestion, notamment avec l’automatisation et la dématérialisation. Parmis les nombreux avantages on retrouve :

• La réduction drastique du risque d’erreurs et des tentatives de fraude
• Un gain de temps et d’efficacité à tous les niveaux du traitement
• Un contrôle et un pilotage des dépenses plus dynamique
• Des remboursements générés plus rapidement

Réduction des erreurs et des tentatives de fraude

Un logiciel de notes de frais permet de réduire drastiquement les erreurs. Lorsque les remboursements se font via des formulaires papier, le risque d’erreur est important lors de l’enregistrement de la dépense. Le logiciel élimine les erreurs humaines en se chargeant de l’extraction des données.

Par ailleurs, les pertes de justificatifs étant courantes, la numérisation immédiate du justificatif permet de limiter considérablement ce risque. 

Quant à la fraude, elle représente environ 700 euros par an par employé (entre 10 à 15% des dépenses professionnelles seraient frauduleuses). Concrètement, le logiciel permet la détection automatique des tentatives de fraudes et des anomalies, en analysant les tendances et les répétitions des frais professionnels. Le logiciel compare les frais entre collaborateurs, calcul les distances effectivement parcourues ou encore détecte des frais anormalement élevés comme des frais de restaurant supérieurs à la normale. 

Gain de temps et gain d’efficacité

Le gain de temps est très important avec un logiciel. Avec certaines solutions, l’enregistrement des dépenses peut se faire quasiment en temps réel. Les justificatifs peuvent être numérisés directement par le collaborateur, juste après la dépense. De plus, grâce à la technologie OCR, les informations sont extraites de l’image en 3 secondes. Enfin, les informations extraites sont automatiquement intégrées au centre des données. 

Le service de gestion et les managers reçoivent les informations concernant la dépense même si le salarié est à distance. Cela permet d’accélérer l’ensemble de la procédure de traitement. Plus besoin d’attendre que chaque collaborateur soit présent dans les locaux et passe par le bureau de la comptabilité pour déposer ses notes de frais. La dématérialisation et la transmission instantanée sont d’autant plus nécessaires avec la pandémie de Covid-19 et la généralisation du télétravail et travail en remote partout dans le monde. 

Meilleur contrôle des dépenses

Avec une automatisation des tâches, le contrôleur a plus de temps pour exercer sa fonction. Il connaît l’état des dépenses en temps réel et peut comparer ses dépenses avec les budgets prédéterminés.

Grâce au logiciel, le gestionnaire peut vérifier en permanence la conformité des dépenses avec la politique financière interne. Il peut également plus facilement signaler toute dépense non conforme et prévenir de nouvelles dépenses de cet ordre. La génération automatique de rapports lui permet enfin de prendre des décisions plus ambitieuses en termes de dépenses.

Remboursement plus rapide

Le gain en efficacité se retrouve au niveau du remboursement. Un logiciel de gestion permet de réduire les délais tout au long du traitement de la note de frais. Avec une intégration avec les logiciels de comptabilité, les process de remboursement gagnent en fluidité.

Un remboursement plus rapide renforce la confiance des collaborateurs et simplifie la gestion des dépenses.

Comment choisir un logiciel de notes de frais 

Le marché des logiciels de dépenses professionnelles s’est considérablement développé ces dernières années. Pourtant, toutes les solutions ne sont pas adaptées à toutes structures d’entreprise. Il est important d’évaluer en amont vos besoins afin de choisir un logiciel adapté.

Le critère de la mobilité

La mobilité est un critère déterminant pour les outils de gestion. L’optimisation des flux de l’entreprise passe par la mobilité des données. C’est d’autant plus vrai pour la gestion des notes de frais.

Avec une solution connectée et mobile, la gestion des notes de frais se fait en quasi temps réel. Grâce à une application dédiée pour les smartphones, les collaborateurs peuvent enregistrer la dépense dans le système de la solution, dès que la dépense est effectuée. La note de frais est rapidement créée et transmise à la comptabilité, alors même que le collaborateur n’est pas encore revenu de son déplacement.

Un logiciel proposant une solution mobile avec une application paraît indispensable pour la majorité des entreprises souhaitant optimiser leur gestion des notes de frais.

La capacité d’intégration du logiciel au sein de l’écosystème de l’entreprise

Autre critère important, l’intégration de la nouvelle solution au sein de l’entreprise. Les développements informatiques des 30 dernières années ont permis aux entreprises d’informatiser la majeure partie de leurs tâches.

Ces systèmes constituent bien souvent la colonne vertébrale des entreprises. Une nouvelle solution de gestion se doit d’être intégrée à cet écosystème, sans créer de conflits qui pénaliserait la gestion.

Une bonne solution contient donc des connecteurs natifs pour s’intégrer avec les logiciels ERP et comptabilité, les logiciels de CRM (relation client), les logiciels de productivité, etc. Le nouveau logiciel synchronise les données avec les autres logiciels, permettant une optimisation des flux et du reporting.

La possibilité de moduler la solution 

La solution doit bien entendu être adaptée à vos besoins. Une solution avec des plans modulables en fonction du plan et des options choisis aura plus de chances de vous correspondre.

Une solution qui propose des options pourra s’adapter plus facilement à vos besoins. Que ces besoins soient fixes ou évolutifs avec le développement de votre entreprise.

Pour que la solution soit pleinement modulable et adaptable à vos besoins, un service support performant s’impose. Des équipes d’assistance facilement joignables et présentes sur votre territoire sont indispensables pour une gestion rapide des problèmes. Le mieux étant une solution qui propose une option de support personnalisé avec un conseiller attitré.