--- title: Fédération Française de Voile description: La FFV avait à cœur d’engager un grand chantier de modernisation, et de réorganiser ses flux de dépenses professionnelles pour en améliorer la productivité.  image: https://www.jenji.io/hubfs/Blog%20images_Good%20size.png --- Fédération française de voile : le grand chantier de la digitalisation des notes de frais Avant de choisir la solution Jenji pour piloter la gestion de ses frais professionnels, la Fédération Française de Voile (FFV) devait faire face à une organisation particulièrement complexe. Elle ne bénéficiait, en outre, d’aucun outil de gestion des notes de frais. Cette situation générait de nombreux problèmes, à commencer par une évidente perte d’efficacité.   La FFV avait donc à cœur d’engager un grand chantier de modernisation, et de réorganiser ses flux de dépenses professionnelles pour en améliorer la productivité.  À propos de la Fédération française de voile La FFV est une fédération sportive créée en 1946, qui représente un écosystème de 800 personnes (dont 42 salariés de droit privé). Elle assure, en France, la gestion des disciplines liées à la voile sportive.    **“Nous voulions améliorer la productivité de notre organisation, mais aussi mettre le cap sur la digitalisation et abandonner nos anciens processus, devenus moins efficients” ** Matthieu Poissonnier-Lacroix, Responsable Comptable & Financier, Fédération Française de Voile   La dématérialisation pour un gain de temps et de productivité Jusqu’en octobre 2020, la FFV disposait d’une organisation complexe et peu optimisée en matière de notes de frais. Les personnes travaillant pour la Fédération (salariés et externes) devaient en effet pré-remplir une feuille Excel, qu’il fallait ensuite envoyer à des assistantes, responsables de l’administratif dans les différents organes de la FFV. Ce processus papier générait une perte significative de justificatifs, et ce d'autant plus que les personnes travaillant pour la Fédération sont amenées à faire de nombreux déplacements.   Les assistantes de pôle devaient gérer la validation des notes de frais, avec 5 étapes de validation au total, et la mise en signature des différentes personnes concernées. Pour les dépenses en lien avec l’Etat, une seule personne pouvait apposer sa signature. Dès lors que celle-ci était en déplacement, le processus prenait nécessairement du retard.  La première étape pour la FFV était donc de mettre en place la dématérialisation des signatures, afin de gagner du temps. La seconde était d’adopter un outil afin de réduire le temps de traitement et donc de remboursement.  Les équipes de Jenji ont donc paramétré la plateforme de manière à ce qu’elle réponde aussi bien aux équipes internes qu’aux externes. Il était important de prendre en compte l’activité de la FFV et son mode de fonctionnement. L’accent a été mis sur l’automatisation et la modernisation des processus. L’objectif était de mettre en place un traitement dématérialisé, afin de sortir du mécanisme archaïque de gestion des notes de frais sur papier. Au regard de l’organisation de la FFV, la solution a été mise en place aussi bien pour les salariés de la FFV que pour les externes. Le circuit de validation étant complexe, en raison de la structure même de la FFV (celle-ci comptant plus de prestataires que de salariés), beaucoup d'adaptabilité et de personnalisation de la plateforme ont été nécessaires pour garantir une simplification absolue. # Une efficacité accrue côté comptabilité et remboursements Avec la solution Jenji, les assistantes de pôle reçoivent désormais une notification de mission lorsqu'une note de frais est soumise : de leur côté, il n’y a plus qu’à renseigner le code analytique, puisque le circuit de validation a été paramétré en amont. Ce bénéfice a été quantifié par la FFV : **plus de 50% de temps de traitement en moins**. Alors qu’un bon à payer de mission prenait autrefois 5 à 7 minutes, il n’en demande aujourd’hui plus que 1 ou 2. Soit un gain de temps considérable. Pour ce qui est du remboursement, une fois que le dernier signataire a donné son accord, le service comptable prend en charge les notes de frais et effectue l’ordre de paiement tous les jeudi. Le traitement de 15 notes de frais prend aujourd’hui **1 minute en moyenne **(selon le nombre de justificatifs soumis), contre 3 à 4 minutes avant.  Concernant les retours des utilisateurs, ces derniers rapportent être remboursés plus vite, tout en étant soulagés de la tâche administrative de gestion des notes de frais. Quant au validateur, il est désormais un référent de pôle, qui gère seul le portail. Un avantage certain : le temps qu’il économise grâce à la digitalisation est rapatrié sur la gestion des événements sportifs de l’association.    # Une organisation interne largement simplifiée # Grâce à ce nouvel outil, la FFV a pu simplifier son workflow de validation et faire disparaître les notes de frais papier. Avec le résultat suivant : un réel gain d’efficacité, notamment grâce à l’élimination des tâches les plus rébarbatives et chronophages.    Un outil de notes de frais adapté aux particularités de la FFV # La [FFV](https://www.ffvoile.fr/ffv/web/portail/) apprécie tout particulièrement la possibilité de traduire automatiquement chaque ticket, ce qui constitue un réel avantage pour cette fédération qui participe à de nombreux événements internationaux comme les JO de Tokyo de 2021. Par ailleurs, le centre de notifications de l’outil est désormais personnalisé pour chaque mission. Si le validateur doit toujours être alerté pour déclencher le remboursement, des relances sont désormais possibles, ce qui raccourcit par ailleurs les délais de paiement. Autant d’avantages qu’apprécient les salariés et prestataires de la FFV. 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La nature dynamique de la gestion d'une entreprise - avec de multiples variables entraînant un changement continu et exposant à de nouveaux risques - exige une approche flexible des prévisions. Pour y remédier, les prévisions glissantes deviennent une alternative populaire aux modèles de budgétisation statiques traditionnels, qui se limitent à des projections basées sur un seul horizon temporel, ce qui restreint les décisions sensibles au temps. [ Lire la suite ](https://www.jenji.io/fr/ressources/le-rolling-forecast-la-clé-de-la-gestion-continue-des-performances) 30 avr. 2020 #### [La valeur probante révolutionne les notes de frais !](https://www.jenji.io/fr/ressources/la-valeur-probante-revolutionne-les-notes-de-frais) L’évolution de notre société vers le « tout numérique » contraint le législateur à s’adapter aux nouvelles méthodes de travail des professionnels, autour de l’encadrement du monde numérique ; les règles évoluent et, avec elles, les process se modernisent. De grandes avancées ont été faites dans la réglementation de la valeur des données numérisées, impactant directement le mode de conservation des dépenses professionnelles et, donc, l’efficacité de leur gestion. Ainsi, la loi de finance rectificative du 29 décembre 2016 par son article 16 a assoupli les règles fiscales en matière de conservation de documents comptables et de leurs pièces justificatives afin de permettre aux entreprises de conserver sous forme numérique leurs factures établies ou reçues. Cette loi s’est accompagnée d’un arrêté en date du 22 mars 2017 édicté par le Ministère de l’économie et des finances venant définir les modalités de numérisation ainsi que la date d’entrée en vigueur du texte. [ Lire la suite ](https://www.jenji.io/fr/ressources/la-valeur-probante-revolutionne-les-notes-de-frais) ![](https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=319386&fmt=gif) Le formulaire est incomplet × Vous partez déjà ? Vos données seront perdues si vous quittez la page. 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