Fédération française de voile : le grand chantier de la digitalisation des notes de frais
Avant de choisir la solution Jenji pour piloter la gestion de ses frais professionnels, la Fédération Française de Voile (FFV) devait faire face à une organisation particulièrement complexe. Elle ne bénéficiait, en outre, d’aucun outil de gestion des notes de frais. Cette situation générait de nombreux problèmes, à commencer par une évidente perte d’efficacité.
La FFV avait donc à cœur d’engager un grand chantier de modernisation, et de réorganiser ses flux de dépenses professionnelles pour en améliorer la productivité.
À propos de la Fédération française de voile
La FFV est une fédération sportive créée en 1946, qui représente un écosystème de 800 personnes (dont 42 salariés de droit privé). Elle assure, en France, la gestion des disciplines liées à la voile sportive.
“Nous voulions améliorer la productivité de notre organisation, mais aussi mettre le cap sur la digitalisation et abandonner nos anciens processus, devenus moins efficients”
Matthieu Poissonnier-Lacroix, Responsable Comptable & Financier, Fédération Française de Voile
La dématérialisation pour un gain de temps et de productivité
Jusqu’en octobre 2020, la FFV disposait d’une organisation complexe et peu optimisée en matière de notes de frais. Les personnes travaillant pour la Fédération (salariés et externes) devaient en effet pré-remplir une feuille Excel, qu’il fallait ensuite envoyer à des assistantes, responsables de l’administratif dans les différents organes de la FFV. Ce processus papier générait une perte significative de justificatifs, et ce d'autant plus que les personnes travaillant pour la Fédération sont amenées à faire de nombreux déplacements.
Les assistantes de pôle devaient gérer la validation des notes de frais, avec 5 étapes de validation au total, et la mise en signature des différentes personnes concernées. Pour les dépenses en lien avec l’Etat, une seule personne pouvait apposer sa signature. Dès lors que celle-ci était en déplacement, le processus prenait nécessairement du retard.
La première étape pour la FFV était donc de mettre en place la dématérialisation des signatures, afin de gagner du temps. La seconde était d’adopter un outil afin de réduire le temps de traitement et donc de remboursement.
Les équipes de Jenji ont donc paramétré la plateforme de manière à ce qu’elle réponde aussi bien aux équipes internes qu’aux externes. Il était important de prendre en compte l’activité de la FFV et son mode de fonctionnement. L’accent a été mis sur l’automatisation et la modernisation des processus. L’objectif était de mettre en place un traitement dématérialisé, afin de sortir du mécanisme archaïque de gestion des notes de frais sur papier. Au regard de l’organisation de la FFV, la solution a été mise en place aussi bien pour les salariés de la FFV que pour les externes. Le circuit de validation étant complexe, en raison de la structure même de la FFV (celle-ci comptant plus de prestataires que de salariés), beaucoup d'adaptabilité et de personnalisation de la plateforme ont été nécessaires pour garantir une simplification absolue.
Une efficacité accrue côté comptabilité et remboursements
Avec la solution Jenji, les assistantes de pôle reçoivent désormais une notification de mission lorsqu'une note de frais est soumise : de leur côté, il n’y a plus qu’à renseigner le code analytique, puisque le circuit de validation a été paramétré en amont. Ce bénéfice a été quantifié par la FFV : plus de 50% de temps de traitement en moins. Alors qu’un bon à payer de mission prenait autrefois 5 à 7 minutes, il n’en demande aujourd’hui plus que 1 ou 2. Soit un gain de temps considérable.
Pour ce qui est du remboursement, une fois que le dernier signataire a donné son accord, le service comptable prend en charge les notes de frais et effectue l’ordre de paiement tous les jeudi. Le traitement de 15 notes de frais prend aujourd’hui 1 minute en moyenne (selon le nombre de justificatifs soumis), contre 3 à 4 minutes avant.
Concernant les retours des utilisateurs, ces derniers rapportent être remboursés plus vite, tout en étant soulagés de la tâche administrative de gestion des notes de frais. Quant au validateur, il est désormais un référent de pôle, qui gère seul le portail. Un avantage certain : le temps qu’il économise grâce à la digitalisation est rapatrié sur la gestion des événements sportifs de l’association.
Une organisation interne largement simplifiée
Grâce à ce nouvel outil, la FFV a pu simplifier son workflow de validation et faire disparaître les notes de frais papier. Avec le résultat suivant : un réel gain d’efficacité, notamment grâce à l’élimination des tâches les plus rébarbatives et chronophages.
Un outil de notes de frais adapté aux particularités de la FFV