Pourquoi passer à la gestion dématérialisée des notes de frais ? Comprendre l’enjeu de la dématérialisation de la gestion des dépenses professionnelles en cette fin de crise sanitaire.

Concernant la gestion des dépenses professionnelles post Covid 19, trois axes majeurs sont à prendre en compte. Le premier étant la dématérialisation qui permet de fluidifier la circulation de l’information. Le second, la visibilité temps réel financière qui, elle, permet de maîtriser la chaîne complète des dépenses. Et enfin le contrôle de gestion augmenté.  

 

Dématérialisation : d’un besoin stratégique, la transformation digitale devient une obligation

 

L’enjeu de la dématérialisation est simple. Levier de performance pour les entreprises, la centralisation de toutes les données liées aux dépenses professionnelles en un seul et même point permet aux services comptables et financiers de gagner un temps considérable. Suite au Covid 19, de nombreuses entreprises repensent leur mode de fonctionnement et songent sérieusement à réduire leurs surfaces de bureaux. Cette nouvelle tendance impose un traitement dématérialisé des notes de frais mais aussi le télétravail afin d’éviter les allers-retours des salariés pour déposer leurs notes de frais. Notre solution permet à chacun de remplir ses obligations sans avoir à se déplacer. “Une simple photo et les collaborateurs ne sont plus obligés d'envoyer leurs justificatifs par la Poste, ni même de passer les déposer dans leur établissement de rattachement. Il n’y a plus de transfert de justificatifs papier entre les services”,  explique Pierre Queinnec CEO de Jenji. Sans oublier que les principaux acteurs de la dépense, à savoir les collaborateurs peuvent désormais se concentrer sur leur coeur de métier et ne plus perdre de temps à établir leurs notes de frais.

 

La dématérialisation de toute la chaîne de la dépense, du collaborateur au service paie en passant par le manager et la comptabilité, améliore l’interaction entre les services et optimise l’efficacité de tous.  “Les salariés voient le traitement de leurs notes de frais en temps réel et sont remboursés dans des délais normaux même dans la situation de pandémie que nous avons traversée”, précise Pierre Queinnec.

Faire plus avec moins permet d’allouer les ressources administratives vers des tâches à plus grande valeur ajoutée. La dématérialisation c’est donc un traitement des dépenses plus rapide, plus efficace, plus fiable.

 

En plus d’améliorer les performances de l’entreprise, la dématérialisation de l’ensemble des rouages de la dépense permet également d’exclure toute intervention humaine génératrice d’erreur. Mais surtout elle optimise les coûts de gestion de contrôle et limite la fraude. 

Afin de ne pas rester en marge des évolutions technologiques, la transformation digitale devient alors un passage obligé pour les entreprises. Pour celles qui franchissent le pas,  elle peut les rendre plus compétitifs sur leur marché et attirer les meilleurs talents avec une politique RH et financière à la hauteur de leurs attentes. 



Comprendre et gérer la trésorerie en temps réel 

 

Avoir une visibilité financière en temps réel de tous les paiements présents ou à venir devient également une obligation pour gérer efficacement ses flux de trésorerie. 

Auparavant, ne connaître le montant des frais à rembourser qu’à la fin du mois n’était pas un problème, de même que la TVA récupérable et tous les dérivés inhérents à la dépense professionnelle. Pourtant et dans un domaine connexe, si l’on disait aujourd’hui à une équipe financière ou comptable que les positions bancaires ne sont intégrées qu'en fin de mois, ce serait un tollé.

Pourquoi ne serait-ce pas la même chose pour les dépenses professionnelles ? 

Avec la situation économique actuelle et à venir, avoir une solution qui vous permet de comprendre l’impact de vos dépenses professionnelles sur votre trésorerie devient une nécessité. Une vision distanciée de la trésorerie n’est plus d’actualité. 

 

Non seulement les salariés ont besoin d’avoir une visibilité en temps réel sur le traitement de leurs notes de frais mais leurs managers et les services comptables aussi. Dans les faits, lorsqu’un collaborateur a numérisé son reçu, son manager peut le valider immédiatement et le transfert dans le pipe de la comptabilité se fait aussitôt. C’est un véritable gain de temps pour tous. “Jenji permet de connaître à tout moment le flux de dépenses professionnelles, synchronisé dans les ERP comptables, pour être capable de suivre toute anomalie immédiatement et pas en fin de mois”, précise le CEO de Jenji. 

 

Avec la crise sanitaire, les entreprises ont dû, pour certaines, revoir leurs modes de fonctionnement concernant la gestion de leur trésorerie. Pour Pierre Queinnec “la pandémie a, au final, eu un impact très important sur la gestion du cash, de la trésorerie des entreprises. Il est nécessaire qu’elles connaissent leurs flux en temps réel, pour piloter le BFR, etc. C’est encore un enjeu plus important pour les industries qui refacturent une partie de leurs frais à leurs clients, tels que les ESN”.

 

La visibilité financière en temps réel grâce à l’intégration des outils internes et externes en rapport avec les dépenses permet donc une vue affinée des budgets pour une optimisation des ressources.



Proactif grâce à l’IA  

 

Enfin, il est devenu nécessaire de pouvoir traiter les flux de notes de frais de façon plus fine mais en y consacrant moins de temps. 

À cet effet, l’intelligence artificielle (IA) permet le traitement de masse des données. “La solution est d'automatiser les analyses avec des systèmes spécialisés, comme notre suite Jenji Advisor”, préconise Pierre Queinnec. 

Jenji Advisor trouve les erreurs et les anomalies qui peuvent se glisser dans les  flux de dépenses en les analysant et en les corrélant avec d'autres sources de données. De fait l’automatisation de la vérification des notes de frais, c’est l’assurance de limiter les erreurs et la fraude. Ainsi, l’IA donne aussi la possibilité d’effectuer du traitement en masse des données grâce à l’interconnexion des systèmes (SIRH, CRM, ERP, TRAVEL etc.). Elle accroît l’affinage du croisement des données liées à la dépense et remplace plus qu’avantageusement les contrôles réalisés dans Excel ou à la main, en optimisant le temps. Grâce à l’amélioration des performances systèmes générées par l’IA, les équipes comptables et financières peuvent désormais maîtriser les coûts et utiliser l’intelligence prédictive fournie par Jenji Advisor afin de se consacrer sur des activités à forte valeur ajoutée.  

La crise a permis de mettre en exergue les difficultés rencontrées par les entreprises qui n’ont pas encore effectué leur transformation digitale. 

Pour plus d’informations rendez-vous sur  jenji.io