De nombreuses organisations mènent des réflexions ou des projets sur la transition numérique afin d’optimiser leurs parcours clients, fournisseurs ou collaborateurs.
Concernant la partie collaborateurs, et plus particulièrement les notes de frais des salariés, le choix d’une solution efficiente pour la gestion des dépenses professionnelles s’est longtemps heurté à l’obligation de conserver pour une période de 6 ans les justificatifs papiers. Cette gestion physique des justificatifs présente un risque non négligeable en cas d’audit avec :
Au-delà de l’aspect légal, cette gestion entraîne un coût significatif pour les organisations notamment en "back office".
La législation est aujourd’hui clairement favorable à la dématérialisation avec la promulgation de plusieurs lois organiques sur différents domaines d’application qui ont permis d’encadrer des activités dont le traitement des notes de frais spécifique au BOFIP.
En effet, la modification de l’article L102B du BOFIP suite à l’arrêté du 22 mars 2017 complété par celui du 23 mai 2019 en application de l’article L. 243-16 du Code de la sécurité sociale ont permis de fixer les modalités de dématérialisation des notes de frais afin qu’elles puissent avoir la même valeur que les originaux papier.
Ces modalités sont les suivantes :
Avec Jenji Vault, les justificatifs sont ainsi capturés et traités dans un processus qui respecte les exigences réglementaires décrites ci-dessus.
Les justificatifs sont stockés au format PDF/A dans un SAE (Système d'Archivage Électronique) certifié NF Z 42-013, le tout dans un environnement ISO 9001 et ISO 27001.
Notre coffre-fort bénéficie des certifications suivantes :
Les documents sont archivés en France dans des datacenters certifiés et sécurisés.
Ainsi, Jenji Vault, vous garantit :
Les documents sont donc archivés à vocation probatoire pour une durée de 6 ans.
En clair, le respect des conditions citées ci-dessus permet de considérer le document numérique comme l’original et par conséquent se libérer du papier.
Ainsi, en cas de contrôle fiscal ou d’un contrôle URSSAF, plus besoin de présenter les documents papiers, il suffit de donner accès à vos archives numériques depuis votre compte administrateur Jenji.
Comme vous l’aurez compris à travers cet article, la législation actuelle ouvre donc la voie à la dématérialisation totale des notes de frais.
Jenji a su se saisir de l’opportunité de cette évolution réglementaire pour simplifier et sécuriser la gestion des notes de frais en apportant une expérience collaborateur unique tout en permettant aux Directions Financières la fluidification des processus interne tout en optimisant les performances et donc le ROI.
Pour plus de détails sur Jenji Vault, n'hésitez pas à contacter l’équipe Jenji par email à sales@jenji.io. Nous nous ferons un plaisir de vous accompagner sur votre projet.
Vous pouvez également télécharger gratuitement les applications mobiles !