--- title: Keensight Capital description: Grâce à la vision financière que Jenji apporte à chaque donnée, Keensight Capital gère en quelques clics ses dépenses et visualise l’ensemble de ses coûts. image: https://www.jenji.io/hubfs/Keensight%20Capital.png --- ## Découvrez comment Keensight Capital a mis en place la dématérialisation de ses notes de frais avec Jenji   *"**Jenji s’inscrit comme la solution pionnière de notre démarche de digitalisation**. Les performances de l’outil et le gain de temps induit pour les équipes de Keensight Capital nous ont conforté et nous poussent à poursuivre activement cette démarche au-delà de la gestion des notes de frais."* Adrien VAN EYNDE - Directeur financier chez Keensight Capital ### La gestion des notes de frais avant Jenji   #### Un processus manuel, centré sur une personne, et une analyse limitée   Comme la plupart de nos clients, la gestion des dépenses professionnelles chez **Keensight Capital** était une tâche pénible et chronophage. L’équipe Jenji a su répondre aux besoins et accompagner la démarche de **dématérialisation** menée par cette société.   "***En fin de mois, notre assistante de direction récoltait de la part des collaborateurs l’ensemble des justificatifs** (tickets de caisse, justificatifs de parking, de repas…) **et les saisissait dans un fichier Excel**. Le défi était de traiter les dépenses rapidement afin de permettre le remboursement dans les meilleurs délais. Ce n’était pas toujours une tâche facile, et cela nécessitait d’échanger en permanence avec les collaborateurs pour récolter les détails et les informations relatifs à chaque note de frais.*"   **Avant Jenji, aucune action n’était réalisée par les collaborateurs sur leurs notes de frais**, le rôle de l’assistante de direction était de saisir l’ensemble des justificatifs, sans pré-saisie de la part des employés, cette tâche secondaire et sans grande valeur ajoutée était pour elle très chronophage. La transmission et la conservation des justificatifs se faisaient au format papier : **à la fin de chaque fin de mois, un fichier Excel était imprimé** pour permettre la vérification des dépenses par la direction. L’analyse des coûts liée aux notes de frais par la direction financière était rendue ardue et limitée par le caractère manuel du processus.   ### Dans quelle démarche s’inscrit le besoin d’automatisation de la gestion des dépenses ?   En forte croissance, la société a vu son effectif augmenter et son volume de dépenses professionnelles devenir difficile à gérer de façon manuelle. **L’automatisation et le contrôle des coûts étaient devenus nécessaires**. Investissant notamment dans le domaine du numérique, la réorganisation de ses processus internes devait naturellement s’orienter vers les nouvelles technologies. "*Nous gérons des fonds investissant dans le domaine du numérique, le fait de fonctionner manuellement et le fait de devoir conserver des documents papiers n’était pas cohérent avec la dynamique de notre société.*"   ### Pourquoi choisir une solution telle que Jenji ?   La société a eu l’occasion de tester plusieurs solutions d’expense management : plus chère, moins intuitif et avec un taux de reconnaissance de caractère (OCR) nettement plus faible et plus long comparé à ce que nous proposons.   **Plusieurs facteurs ont été déterminants pour [Keensight Capital](https://www.keensightcapital.com/) :**   **Notre structure et nos équipes** - Une équipe à l'écoute des besoins - Une qualité de service ainsi qu’une proximité pendant les échanges - Une solution française en forte croissance et experte dans son domaine, basée sur les nouvelles technologies **Notre produit** - Un outil simple et intuitif pour les équipes - Une plateforme adaptable au processus et à la taille de l’entreprise - Un système de reconnaissance de caractère (OCR) fiable et performant **Notre solution** - Une option valeur probante des justificatifs garantit l’opposabilité fiscale et URSSAF des justificatifs papier numérisés en cas de contrôle. - Un impact environnemental (ESG), grâce à Jenji la société n’imprime plus les justificatifs, ni les feuilles Excel. - Une vision financière apportée aux données, grâce à la possibilité d’inclure des axes analytiques et d’effectuer de la refacturation.   "*Les **dépenses engagées par les salariés peuvent être réparties analytiquement**. Dès qu’un collaborateur intègre une dépense, l’information est optimisée grâce à Jenji.*"   ### La mise en place de Jenji   Après une phase de test prolongée et le traitement de points techniques, l’utilisation de Jenji a été généralisé à l’ensemble des salariés depuis avril 2018. **L’outil a été parfaitement adopté par l’ensemble des équipes**.   "***Les collaborateurs ont très vite assimilé l’utilisation de la plateforme et la mise en place a été un succès**. Ce qui leur plaît, c’est de pouvoir le faire en temps réel, c’est intuitif et sans papier ! Nous ne souhaitions pas imposer à nos collaborateurs plus de 30 minutes pour saisir quelques notes de frais, **grâce à Jenji, chaque dépense est saisie en quelques secondes, et ce sans ressaisie !***" "*Le risque était avant tout l’onboarding des salariés, qui avaient pour habitude de transmettre en fin de mois les tickets directement à la personne en charge des dépenses. **Le défi était d’intégrer une nouvelle étape dans le quotidien des collaborateurs, une étape simple et rapide, défi réussi !***"   ### Bilan de l’utilisation de la solution Jenji   Globalement, l’acquisition d’une solution de gestion des notes de frais a permis de structurer cette tâche. **Le changement a eu un impact positif sur les équipes, et sur le temps passé par l’équipe financière**. "***Le temps consacré au traitement des notes a été divisé par 3 environ (de 15h à 5h par mois)***" L’assistante de direction a conservé son statut de manager en charge de la vérification des dépenses, mais la manière de le faire a évolué. **Grâce à la vision financière que Jenji apporte à chaque donnée, l’entreprise gère en quelques clics ses dépenses et visualise l’ensemble des coûts liés aux dépenses professionnelles grâce à l’intégration d’axes analytiques.** Partager [** ](https://www.facebook.com/sharer.php?u=https://www.jenji.io/fr/ressources/témoignage-keensight-capital) [** ](https://twitter.com/share?text=https://www.jenji.io/fr/ressources/témoignage-keensight-capital&url=https://www.jenji.io/fr/ressources/témoignage-keensight-capital&hashtags=Jenji) [** ](https://www.linkedin.com/shareArticle?mini=true&url=https://www.jenji.io/fr/ressources/témoignage-keensight-capital&title=&source=Jenji) Continuer la lecture ### Vous aimerez aussi 27 juin 2022 #### [Réaliser un diagnostic financier](https://www.jenji.io/fr/ressources/réaliser-un-diagnostic-financier) Qu'est-ce que le diagnostic financier et pourquoi les entreprises le font ? 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La gestion des notes de frais étant à la fois une tâche chronophage et un sujet transversal, il peut sembler complexe de digitaliser sa stratégie. Pourtant, la dématérialisation apporte de nombreux gains, à la fois financiers et temporels. Une meilleure solution digitale peut diminuer jusqu’à 63% le coût de gestion des comptes frais et réduire de 75% leur délai de traitement. Alors comment se transformer lorsque Excel est depuis plus de 35 ans l’outil principalement utilisé pour gérer sa politique d’Expense Management ? La transformation vers le digital s’axe autour de quatre points : L’innovation : nécessaire pour une gestion de note de frais optimisée et évolutive. La collaboration : les objectifs communs impliquent de travailler ensemble et en transparence. La gestion des données : il ne s’agit plus seulement de collecter, mais d’analyser ses données. La mesure et le contrôle : la réflexion devient plus profonde sur la viabilité et la rentabilité d’un projet pour atteindre ses objectifs. Toute évolution vers le digital doit prendre en compte ces éléments afin de devenir un levier de compétitivité. C’est dans cette recherche d’optimisation que beaucoup d’organisations se sont questionnées sur l’adoption d’une solution note de frais. Avec l’arrivée du mobile, l’automatisation et l’intelligence artificielle, la digitalisation des notes de frais est devenue un sujet fort de change management. En bouleversant l’ensemble de l’entreprise, la digitalisation impacte collaborateurs, processus et chaque prise de décision. L’envisager en tant que projet silo rend ainsi sa mise en œuvre très complexe et conduit souvent à l’échec, ce qui freine bien des organisations à acter une transformation. Pourtant, un outil d’Expense Management est essentiel lorsqu’on parle de gestion de politique financière. D’où le besoin de se demander ce qu’un outil et une application note de frais peuvent apporter à ses collaborateurs. Véritable valeur ajoutée, la gestion digitalisée automatise les rapprochements, validations et remboursements en garantissant visibilité et maîtrise des coûts. Un environnement complexe mais favorable au changement Le numérique a eu un rôle important, modifiant plus particulièrement les interactions clients, fournisseurs et collaborateurs. Mais il a également été soutenu par les évolutions réglementaires qui ont conduit à de nouvelles pratiques, telles que la dématérialisation des bulletins de paie ou la signature électronique. Ce sont des exemples parmi tant d’autres qui témoignent de la progression technologique dans les pratiques professionnelles. Par ailleurs, la crise sanitaire que nous vivons joue un rôle accélérateur dans ces changements, mettant en exergue des processus désormais jugés obsolètes tels que la gestion de note de frais. En effet, les frais professionnels sont encore souvent le dernier élément à être digitalisé avec finalement peu d’évolutions. Parent pauvre des outils internes, la digitalisation de l’Expense Management est laissé de côté. Ainsi, la saisie, le traitement ou le contrôle traités manuellement demeurent la norme au sein des organisations, consommant temps et énergie. Alors quelles sont les causes qui expliquent ce phénomène ? La principale raison réside dans la transversalité de la gestion de notes de frais. Le besoin de répondre aux enjeux de chaque service complexifie énormément le processus. Entre les collaborateurs, les services RH, financier, comptable, la DSI et les spécificités propres à chaque organisation, il peut sembler difficile de trouver une solution à la fois simple, ergonomique et complète pour tous. La clé est de trouver une solution note de frais qui s’adapte à chaque organisation, son secteur et ses défis, pour permettre aux collaborateurs de se concentrer sur leur cœur de métier et la prise de décision. Les conditions sont réunies pour passer à la note de frais 2.0., ne reste plus qu’à ce que les organisations mettent leurs projets de change management en marche. [ Lire la suite ](https://www.jenji.io/fr/ressources/gestion-des-notes-de-frais-un-retard-dans-la-digitalisation) ![](https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=319386&fmt=gif) Le formulaire est incomplet × Vous partez déjà ? Vos données seront perdues si vous quittez la page. Fermer