So vermeiden Sie Spesenabrechnungsbetrug

Eine Spesenabrechnung ist ein Dokument, mit dem einem Mitarbeiter die im Rahmen seiner Tätigkeit angefallenen, beruflichen Ausgaben erstattet werden können. Da dieses Erstattungssystem weitgehend auf einem Vertrauensprinzip beruht, ist es nicht ungewöhnlich, dass manche Mitarbeiter es missbrauchen. Leider ist die Praxis des Betrugs mit Spesenabrechnungen keine Ausnahme: Es wird geschätzt, dass dies 15 % der Spesen ausmacht. Kleinstunternehmen und KMU, die nicht immer über eine strukturierte Verwaltungsrichtlinie für Spesenabrechnungen verfügen, sind diesem Risiko am stärksten ausgesetzt.

Wie kann man sich also davor schützen? Hier finden Sie eine Analyse der häufigsten Betrugstechniken sowie unsere Empfehlungen, wie sie diesen Praktiken ein Ende bereiten können.

Gefälschte Spesenabrechnungen: Was sind die Risiken?

 

Die Zahlen sprechen für sich: 71 % der französischen Unternehmen wären laut einer Studie von PwC aus dem Jahr 2018 von Spesenabrechnungsbetrug betroffen, und ein Drittel der Franzosen gibt zu, regelmäßig betrogen zu haben, um unangemessene Ausgaben, insbesondere im Bezug auf Reisekosten und Mahlzeiten, erstattet zu bekommen.
Diese Plage, die für einen bedeutenden Gewinnverlust der Unternehmen verantwortlich ist, bleibt jedoch weitgehend ungeahnt. Ein etabliertes Tabu? Sie haben Angst, sich einem komplexen und heiklen Thema zu stellen, oder haben Sie gar Angst, Ihre eigenen Mängel zu erkennen? In jedem Fall ist Betrug in der Spesenabrechnung nicht unvermeidlich.


Beginnen wir mit der Abschätzung der Risiken. Wenn Sie den Betrug bei der Spesenabrechnung vernachlässigen, erleiden Sie zunächst erhebliche finanzielle Verluste. Schätzungen zufolge beträgt in Frankreich der jährliche Betrag des Spesenabrechnungsbetrugs 600 Millionen Euro! Aber das ist noch nicht alles: Unternehmen verlieren auch an Produktivität, da ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit zum Betrug nutzen.

Manchmal bis zu dem Punkt, dass sie in einen regelrechten Trott fallen, der sie zum beruflichen Rückzug treibt.
Noch offensichtlicher ist, dass z. B. in Frankreich Betrug durch Spesenabrechnungen Unternehmen einer Inspektion durch URSSAF (französischer Verband für die Beitragszahlungen zur Sozialversicherung und Familienbeihilfe) aussetzt. Im Falle eines nachgewiesenen Betrugs können sie zu einer Steuernachzahlung oder der Zahlung von Sozialbeiträgen auf den erstatteten Überschuss verpflichtet werden.
Wenn es die Manager sind, die betrügen (insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen) und so das persönliche und berufliche Eigentum vermischen, begehen sie eine Straftat, indem sie sich der Unterschlagung von Vermögenswerten schuldig machen. Im Falle einer Kündigung oder Kontrolle können die rechtlichen Risiken erheblich sein (z. B. ein gerichtliches Berufsverbot).


Daher die Wichtigkeit der Einhaltung der Richtlinien. Hierzu ist es entscheidend, strukturierte Spesenrichtlinien mit präzisen Validierungsabläufen und regelmäßigen Kontrollen einzuführen.


Die Automatisierung über ein Tool zur Verwaltung von Spesenabrechnungen ist offensichtlich eine ideale Lösung, da damit Spesen zentralisiert, variable Validierungsebenen erstellt und potenzielle Unstimmigkeiten schnell erkannt werden können. Durch die Implementierung automatischer Steuerungsprozesse reduzieren Sie das Risiko von Betrug bei Spesenabrechnungen und gewinnen gleichzeitig Zeit und Effizienz.
Schließlich ist es wichtig, die Straflosigkeit betrügender Mitarbeiter zu beenden, die nur so handeln, weil sie die Möglichkeit dazu haben. Abschreckungs- und Sanktionsmaßnahmen funktionieren, wenn sie mit klarer Kommunikation zu diesem Thema einhergehen. Das Unternehmen kann beispielsweise eine Sanktionsskala für den Fall eines nachgewiesenen Betrugs festlegen und seine Mitarbeiter mithilfe von Kommunikationsinstrumenten oder speziellen Schulungen informieren. Offensichtlich müssen die Strafen in einem angemessenen Verhältnis zu den Taten stehen, wobei ein einmaliger Fehler nicht wie ein Betrug behandelt wird, der über einen längeren Zeitraum andauert.

 

Was sind die häufigsten Betrugstechniken?

 

In diesem Bereich ist der Kreativität der Mitarbeiter keine Grenzen gesetzt! Bei den meisten Betrugsfällen mit Spesenabrechnungen handelt es sich um unkomplizierte Betrugsfälle (der klassischste ist der Betrug bei der Kilometerpauschale oder die Vorlage falscher Belege), einige sind jedoch ausgefeilter und daher schwieriger zu erkennen. Da es wichtig ist, die Krankheit zu kennen, um sie behandeln zu können, sind hier einige Beispiele für Betrug aufgeführt, die nach Schwierigkeitsgrad geordnet sind:

 

Schwierigkeitsgrad 1

 

  • Einen Freund oder Ehepartner in ein Restaurant einladen, unter Vorgabe, dass es sich dabei um einen Kunden handelt
  • Eine Spesenabrechnung durch Einreichung eines Duplikats zweimal erstatten lassen
  • Eine persönliche Ausgabe (Beispiel: eine volle Tankfüllung) erstatten lassen, indem sie als Spesen ausgegeben wird.

Schwierigkeitsgrad 2

 

  • Einer Quittung, die in einer Fremdsprache oder in einem nicht-lateinischen Alphabet verfasst ist, vorlegen und über den Betrag, den sie darstellt, lügen
  • Einen günstigeren Wechselkurs bei Auslandsreisen angeben
  • Fiktiven Kunden Geschäftsgeschenke geben.

Schwierigkeitsgrad 3

 

  • Betrug mit gefälschten Lieferanten begehen
  • Dem Arbeitgeber eine gefälschte Rechnung vorlegen
  • Teure Geräte oder Möbel auf eigene Rechnung kaufen und als Geschäftskosten ausgeben.

Wie Jenji Ihnen helfen kann, Spesenbetrug zu bekämpfen

 

Die mangelnde Wachsamkeit, das Versäumnis, dieses Problem in der Risikomanagementrichtlinie zu berücksichtigen, aber auch die Verwendung eines ungeeigneten professionellen Kostenverwaltungssystems (E-Mail, Papier usw.) erhöhen für Unternehmen das Risiko, Opfer von internem Betrug zu werden. Es ist daher wichtig, sich zunächst des Ausmaßes des Problems bewusst zu werden und anschließend die Instrumente einzurichten, die es ermöglichen, dieses Phänomen wirksam zu bekämpfen. Hier kommt Jenji ins Spiel.
Die automatisierte Verwaltung von Spesenabrechnungen, die von unserer KI-basierten Software angeboten werden, ermöglicht den Zugriff auf Funktionen wie die automatische Dateneingabe, die Währungsumrechnung und die Berechnung von Kilometerpauschalen. Dank unseres Einhaltungskontrollalgorithmus wird das Risiko von Betrug mit Spesenabrechnungen erheblich reduziert.
Die Lösung von Jenji ermöglicht es Unternehmen somit, die Zentralisierung und Analyse von Daten bezüglich beruflicher Ausgaben zu automatisieren, wodurch besserer Informationsfluss und echte Risikokontrolle angeboten werden. Sobald die Daten zentralisiert sind, können sie genau analysiert, verglichen und verifiziert werden. Jenji bietet Ihnen somit leistungsstarke Tools zur Finanzanalyse, mit denen Sie Ihre internen Ausgaben nicht nur überwachen, sondern auch optimieren können.

Die Bekämpfung des Betrugs bei der Spesenabrechnung hat für Unternehmen nicht immer Priorität, sei es aufgrund von mangelndem Wissen oder mangelnden Ressourcen. Die massiven Kosten, die durch diesen Betrug entstehen, verdienen jedoch eine starke Reaktion. Die Lösung liegt also in einem Tool zur Digitalisierung von Spesenabrechnungen, das eine viel strengere Kontrolle der Spesen ermöglicht und gleichzeitig die Managementprozesse des Unternehmens vereinfacht.

 

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