Spesenbetrug im öffentlichen Sektor und wie man ihn vermeiden kann

Betrugsfälle in großen Unternehmen haben in den letzten Jahrzehnten sowohl den privaten als auch den öffentlichen Sektor erschüttert. Die negativen Folgen dieser Betrügereien sind erheblich, aber schwer zu quantifizieren und zu messen. Die Folgen sind oft finanziell und rufschädigend für die Organisationen und werden daher nicht in großem Umfang gemeldet.

 

Was ist Spesenbetrug?

Wenn ein Angestellter versucht, sich Ausgaben oder Einkäufe erstatten zu lassen, die er nie getätigt hat, indem er sie mit gefälschten Quittungen belegt, wird dies als fiktiver Spesenbetrug bezeichnet. Diese Fälle sind offensichtlich und sollten nicht mit menschlichem Versagen verwechselt werden.
Wenn es um Betrug im öffentlichen Sektor geht, kommen einem oft Themen wie Korruption und Machtmissbrauch im öffentlichen Auftragswesen in den Sinn. Bei diesen Handlungen geht es in der Regel um den Missbrauch anvertrauter Befugnisse zur persönlichen Bereicherung, oft auch um Handlungen wie die Weitergabe von Bargeld "unter dem Tisch", so dass in den Finanzunterlagen nur sehr wenige oder gar keine Beweise für das Verbrechen zu finden sind. In den meisten Fällen werden solche Straftaten durch Hinweise oder Beschwerden Dritter aufgedeckt, oft über eine Betrugs-Hotline, oder sie werden durch interne Prüfungen, externe Prüfungen und Finanzinspektionen aufgedeckt.


Welches sind die häufigsten Arten von Betrug im öffentlichen Sektor?

Betrug im öffentlichen Sektor, einschließlich staatseigener Unternehmen, hat sowohl interne als auch externe Ursachen. Interne Betrügereien können von jedem Mitarbeiter auf jeder Ebene der Organisation begangen werden. Sie können von geringfügigem Missbrauch von Reisekosten bis hin zu groß angelegtem Betrug mit kostspieligen Verträgen und Kontrollverletzungen reichen, die schwerwiegende und erhebliche Folgen haben können.

Beispiele für interne Betrugsfälle:

  • Betrügerische Ausgabenabrechnungen (z. B. Verwendung falscher Quittungen zur Beantragung von Reise- und Unterkunftszuschüssen);
  • Betrug bei der Gehaltsabrechnung (z. B. Eintragung falscher Mitarbeiter auf der Gehaltsliste oder Beantragung von Überstunden für nicht geleistete Stunden).

In der letzten Zeit betrifft ein Teil der Wirtschaftskriminalität im Zusammenhang mit öffentlichen Einrichtungen Buchhaltungsbetrug, einschließlich Manipulationen der Buchhaltung oder der Berichterstattung, die mit externen Quellen in Verbindung stehen. Dies ist von zunehmender Bedeutung, da öffentliche Einrichtungen und Regierungsbehörden numerische Leistungsindikatoren als wichtiges Maß für den Erfolg einführen und zu einer periodengerechten Buchführung und Finanzberichterstattung übergehen. Bei externem Ausgabenbetrug im öffentlichen Sektor kann es sich um illegale Aktivitäten handeln, zu denen auch Geldwäsche gehört.

Beispiele für externe Betrugsfällen:

  • Die Umwandlung von Gewinnen aus Verbrechen und Korruption in rechtmäßige Vermögenswerte
  • Steuerhinterziehung (die vorsätzliche Angabe falscher Informationen in der Steuererklärung)

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Was sind die Pflichten in Bezug auf Betrug in Organisationen?

Führungskräfte, Vorstände und Manager des öffentlichen Sektors, die Aufsichtsaufgaben wahrnehmen, sind dafür verantwortlich, dass das Management Betrugsrisiken erkennt und Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung umsetzt.
Leitende Beamte und Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung wirksamer Betrugsbekämpfungsmaßnahmen in Organisationen des öffentlichen Sektors. Zu ihren Aufgaben können gehören:

  • Ein klarer Ethikkodex, der allen Mitarbeitern wirksam vermittelt wurde, sowie die Durchführung regelmäßiger Schulungen zu ethischen Fragen und zum Verhaltenskodex der Organisation.
  • Die Verantwortung für die Überwachung der Identifizierung von Betrugsrisiken und der Umsetzung von Betrugsbekämpfungsmaßnahmen durch das Management sowie die Überwachung der Arbeit der Innenrevision.
  • Implementierung einer digitalen Betrugsbekämpfungslösung, die die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter vereinfacht und alle betrügerischen Ausgaben aufdeckt.

 

Wie lässt sich das Risiko minimieren?

Wie bereits erwähnt, ist die Unternehmensleitung letztendlich für die Betrugsverhütung in Unternehmen verantwortlich und trägt die Hauptverantwortung für die Verhinderung und Aufdeckung von Betrug durch die Anwendung und Aufrechterhaltung geeigneter Buchhaltungssysteme und interner Kontrollen.
In diesem Fall können Unternehmen digitale Lösungen nutzen, um das Risiko zu minimieren. Durch den Einsatz von Datenanalysen kann die Aufdeckung und Verhinderung von Betrug in Unternehmen erheblich unterstützt werden. Die Vorteile des Einsatzes von Technologie und Datenanalyse-Tools bei internen Audits sind weithin anerkannt und führen zu effizienteren und effektiveren internen Audits. So kann Jenji Studio den internen Revisionsteams neue und verbesserte Möglichkeiten bieten, alle Ausgaben und betrügerischen Transaktionen zu sehen.
Derzeit gibt es in den Innenrevisionsabteilungen des öffentlichen Sektors eine Qualifikations- und Ressourcenlücke, wenn es um den Einsatz von Technologie und Datenanalysetools geht. Die Behebung dieser Lücke durch Investitionen in Datenanalysetools wie Jenji und die Verbesserung der Fähigkeiten der Mitarbeiter oder die Beauftragung externer Experten ist ein wichtiger Schwerpunkt für die Innenrevisionsabteilungen des öffentlichen Sektors, damit die Vorteile dieser Technologien voll ausgeschöpft werden können.

Haben Sie weitere Fragen zur Implementierung einer Spesenmanagementlösung mit der Möglichkeit der Betrugserkennung? Zögern Sie nicht, unser Team unter sales@jenji.io zu kontaktieren.
Wir würden uns freuen, Ihnen helfen zu können!

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